Was sind Filterlisten?

Filterlisten sind vordefinierte, oft komplexe Filterkombinationen für Kontakte.

In der Kontaktliste findest du die Funktion Filter. Dort gibt es den Bereich Gespeicherte Filter - diese gespeicherten Filter entsprechen den Filterlisten in den Einstellungen. Eine Filterliste ist also im Kern:

• eine benannte Zusammenstellung von Filterregeln
• auf Basis von Kontaktfeldern (Stammdaten und eigene Benutzerfelder)
• die du jederzeit als „Ansicht“ wieder aufrufen kannst

Du kannst so z. B. alle Kontakte mit einem bestimmten Produktkauf, einem bestimmten Status oder aus einer bestimmten Region als Segment speichern und später mit einem Klick wieder anzeigen.

Warum sind Filterlisten wichtig?

Filterlisten lösen ein typisches Arbeitsproblem im CRM:
Bestimmte Auswertungen und Zielgruppen brauchst du nicht nur einmal, sondern regelmäßig.

Beispiele:

• Bestandskunden,
• die ein bestimmtes Produkt (z. B. „Insta-Coaching“) gekauft und abgeschlossen haben
• und die schon seit mindestens drei Jahren Kunde sind.

Ohne Filterliste müsstest du jedes Mal:

1. den Filterdialog öffnen,
2. dieselben Felder auswählen,
3. dieselben Bedingungen setzen.

Mit einer Filterliste:

• legst du diese Kombination einmal an,
• speicherst sie unter einem sprechenden Namen,
• rufst sie bei Bedarf direkt über Gespeicherte Filter auf.

Typische Vorteile:

• Zeitersparnis: komplexe Filter nur einmal konfigurieren, danach wiederverwenden.
• Konsistenz: alle im Team arbeiten mit denselben Definitionen (z. B. „VIP-Kunden“, „Insta-Coaching-Absolventen“).
• Fokus im Alltag: du kommst schneller zu genau der Kontaktmenge, mit der du heute arbeiten willst (z. B. für Follow-ups, Kampagnen, Up- oder Cross-Selling).

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Klicke auf Filterlisten.
   Du siehst eine Übersicht mit allen vorhandenen Filterlisten, inklusive Name des Benutzer, der sie erstellt hat.
3. Klicke auf Neue Filterliste erstellen.
4. Veergib einen eindeutigen Namen.
   Nutze am besten einen "sprechenden" Namen, der die Filterlogik beschreibt, z. B.
   „Insta-Coaching abgeschlossen – Kunde seit > 3 Jahren“.

5. Lege im Bereich Regeln fest, nach was du filtern möchtest.

   Übersicht: Wie verwende ich Regeln

   Grundprinzip der Filter-Regeln

   Jede Regel in einer Filterliste besteht immer aus drei Bausteinen:

   1. Feld - z. B.
      • ein Kontakt-Stammdatenfeld wie Firma oder Postleitzahl
      • ein eigenes Kontakt-Benutzerfeld (z. B. Produktstatus)
      • spezielle Felder wie Erstelldatum oder Tag
   2. Operator - legt fest, wie der Feldwert geprüft wird (z. B. „ist gleich“, „enthält“, „liegt zwischen“).
   3. Wert - der gesuchte Inhalt, z. B.
      • ein Text wie „Siemens“
      • eine Zahl wie „30000“
      • ein Bereich wie „30000 bis 40000“

   Mehrere Regeln kannst du über „und“ bzw. „oder“ zwischen den Regelzeilen kombinieren:

   • und → ein Kontakt muss alle Bedingungen erfüllen.
   • oder → es reicht, wenn eine der Bedingungen erfüllt ist.

   So baust du vom einfachen Filter (eine Regel) bis hin zu komplexen Segmenten (mehrere Regeln mit „und“/„oder“).

   Vergleich von Texten und einfachen Werten

   Diese Operatoren werden hauptsächlich bei Textfeldern verwendet, z. B. bei der Firma:

   ist gleich
   Zeigt nur Kontakte, bei denen der Feldwert exakt dem eingegebenen Wert entspricht.

   • Beispiel: Firma ist gleich „Siemens“ → zeigt nur Kontakte mit genau diesem Namen.
   • Hinweis: Wenn der tatsächliche Wert z. B. „Siemens GmbH“ lautet, würde „ist gleich Siemens“ nichts finden.

   ist ungleich
   Zeigt alle Kontakte, deren Feldwert nicht dem eingegebenen Wert entspricht.

   • Beispiel: Firma ist ungleich „Siemens“ → alle Kontakte außer denen mit „Siemens“ im Feld (genau so, wie es im Feld steht).

   enthält
   Prüft, ob der eingegebene Text irgendwo im Feldwert vorkommt.

   • Beispiel: Firma enthält „Siemens“ → zeigt auch „Siemens Mobility“, „Siemens Technology“ usw.

   Leere und nicht-leere Werte

   Diese Operatoren helfen beim Umgang mit fehlenden oder vorhandenen Angaben:

   ist leer
   Zeigt Kontakte, bei denen das Feld keinen Inhalt hat.

   • Beispiel: Firma ist leer → alle Kontakte ohne Firmenangabe.

   ist nicht leer
   Zeigt Kontakte, bei denen das Feld gefüllt ist.

   • Beispiel: Firma ist nicht leer → alle Kontakte mit Firmenangabe.

   Bereiche und numerische Vergleiche

   Hinsichtlich der Regeln für numerische Werte wie Postleitzahl oder andere Zahlenfelder:

   liegt zwischen
   Prüft, ob der Wert innerhalb eines Zahlenbereichs liegt.

   • Beispiel: Postleitzahl liegt zwischen 30000 und 40000 → deckt alle PLZ im Bereich 30xxx–39xxx ab (z. B. 33xxx, 34xxx, 36xxx, 38xxx).

   startet mit
   Prüft, ob der Feldwert mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt.

   • Im Beispiel auf Postleitzahlen angewendet, um z. B. mit "30" alle PLZ zu finden, die damit beginnen

   endet auf
   Prüft, ob der Feldwert mit einer bestimmten Zeichenfolge endet.

   • Gegenstück zu „startet mit“.

   ist größer als / ist größer oder gleich
   Vergleicht Zahlen mit einem Grenzwert.

   • Beispiel (Postleitzahlen):
     • ist größer als 30000 → alle PLZ über 30000.
     • ist größer oder gleich 30000 → alle PLZ über 30000 inklusive 30000.

   ist kleiner als / ist kleiner oder gleich
   Analog, aber „nach unten“:

   • ist kleiner als 30000 → alles unter 30000.
   • ist kleiner oder gleich 30000 → alles unter 30000 inklusive 30000.

   Diese Operatoren eignen sich für alle numerischen Felder, bei denen du mit Grenzwerten oder Intervallen arbeiten möchtest.

   Zeit- bzw. „Alters“-bezogene Operatoren

   Manche Operatoren kannst du für das „Alter“ nutzen - zum Beispiel für das Erstelldatum eines Kontakts:

   ist älter als / ist älter oder gleich
   Damit filterst du z. B. Kontakte, deren Erstelldatum größer ist als ein gewählter Referenzwert.

   • Beispiele
     • „Zeig mir alle Kontakte mit einem Erstelldatum älter als die letzten drei Monate.“
     • oder: „mehr als 3 Jahre Kunde“ → „3 Jahre alt oder älter“..

   ist jünger als / ist jünger oder gleich
   Spiegelbildlich zu „älter“ - das kannst du z. B. für Kontakte nutzen, die im Vergleich „jünger“ sind als eine angegebene Zeitspanne.

   RegEx-Muster

   Zusätzlich gibt es im Dropdown noch die Regel:

   RegEx Muster

   für fortgeschrittene Filterlisten.

   Zusammenspiel der Regeln in einer Filterliste

   Die eigentliche Stärke der Filter-Regeln liegt in ihrer Kombination:

   • Du wählst passende Felder (z. B. Produktstatus, Erstelldatum, Region).
   • Du kombinierst Operatoren (z. B. „enthält“, „liegt zwischen“, „ist älter als“).
   • Du verknüpfst mehrere Regeln mit „und“ / „oder“.

   So baust du Schritt für Schritt genau die Segmente, die du später als Filterlisten speicherst und im Alltag über Gespeicherte Filter wieder abrufst.

6. Klicke auf Speichern.
7. Nutze die Filterliste in der Kontaktliste.
   1. Klicke in der Kopfleiste auf Kontakte.
   2. Klicke auf Filter.
   3. Wähle die Filterliste im Bereich Gespeicherte Filter aus.

Du hast eine neue Filterliste erstellt, die als gespeicherter Filter in der Kontaktliste verfügbar ist. Die definierte Kombination aus Regeln wird dauerhaft gespeichert und kann jederzeit mit wenigen Klicks angewendet werden, ohne die Filterbedingungen erneut konfigurieren zu müssen.

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Klicke auf Filterlisten.
   Du siehst eine Übersicht mit allen vorhandenen Filterlisten, inklusive Name des Benutzer, der sie erstellt hat.
3. Klicke bei einer Filterliste auf das Zahnrad.

4. Nimm die erforderlichen Änderungen vor.

   Übersicht: Wie verwende ich Regeln

   Grundprinzip der Filter-Regeln

   Jede Regel in einer Filterliste besteht immer aus drei Bausteinen:

   1. Feld - z. B.
      • ein Kontakt-Stammdatenfeld wie Firma oder Postleitzahl
      • ein eigenes Kontakt-Benutzerfeld (z. B. Produktstatus)
      • spezielle Felder wie Erstelldatum oder Tag
   2. Operator - legt fest, wie der Feldwert geprüft wird (z. B. „ist gleich“, „enthält“, „liegt zwischen“).
   3. Wert - der gesuchte Inhalt, z. B.
      • ein Text wie „Siemens“
      • eine Zahl wie „30000“
      • ein Bereich wie „30000 bis 40000“

   Mehrere Regeln kannst du über „und“ bzw. „oder“ zwischen den Regelzeilen kombinieren:

   • und → ein Kontakt muss alle Bedingungen erfüllen.
   • oder → es reicht, wenn eine der Bedingungen erfüllt ist.

   So baust du vom einfachen Filter (eine Regel) bis hin zu komplexen Segmenten (mehrere Regeln mit „und“/„oder“).

   Vergleich von Texten und einfachen Werten

   Diese Operatoren werden hauptsächlich bei Textfeldern verwendet, z. B. bei der Firma:

   ist gleich
   Zeigt nur Kontakte, bei denen der Feldwert exakt dem eingegebenen Wert entspricht.

   • Beispiel: Firma ist gleich „Siemens“ → zeigt nur Kontakte mit genau diesem Namen.
   • Hinweis: Wenn der tatsächliche Wert z. B. „Siemens GmbH“ lautet, würde „ist gleich Siemens“ nichts finden.

   ist ungleich
   Zeigt alle Kontakte, deren Feldwert nicht dem eingegebenen Wert entspricht.

   • Beispiel: Firma ist ungleich „Siemens“ → alle Kontakte außer denen mit „Siemens“ im Feld (genau so, wie es im Feld steht).

   enthält
   Prüft, ob der eingegebene Text irgendwo im Feldwert vorkommt.

   • Beispiel: Firma enthält „Siemens“ → zeigt auch „Siemens Mobility“, „Siemens Technology“ usw.

   Leere und nicht-leere Werte

   Diese Operatoren helfen beim Umgang mit fehlenden oder vorhandenen Angaben:

   ist leer
   Zeigt Kontakte, bei denen das Feld keinen Inhalt hat.

   • Beispiel: Firma ist leer → alle Kontakte ohne Firmenangabe.

   ist nicht leer
   Zeigt Kontakte, bei denen das Feld gefüllt ist.

   • Beispiel: Firma ist nicht leer → alle Kontakte mit Firmenangabe.

   Bereiche und numerische Vergleiche

   Hinsichtlich der Regeln für numerische Werte wie Postleitzahl oder andere Zahlenfelder:

   liegt zwischen
   Prüft, ob der Wert innerhalb eines Zahlenbereichs liegt.

   • Beispiel: Postleitzahl liegt zwischen 30000 und 40000 → deckt alle PLZ im Bereich 30xxx–39xxx ab (z. B. 33xxx, 34xxx, 36xxx, 38xxx).

   startet mit
   Prüft, ob der Feldwert mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt.

   • Im Beispiel auf Postleitzahlen angewendet, um z. B. mit "30" alle PLZ zu finden, die damit beginnen

   endet auf
   Prüft, ob der Feldwert mit einer bestimmten Zeichenfolge endet.

   • Gegenstück zu „startet mit“.

   ist größer als / ist größer oder gleich
   Vergleicht Zahlen mit einem Grenzwert.

   • Beispiel (Postleitzahlen):
     • ist größer als 30000 → alle PLZ über 30000.
     • ist größer oder gleich 30000 → alle PLZ über 30000 inklusive 30000.

   ist kleiner als / ist kleiner oder gleich
   Analog, aber „nach unten“:

   • ist kleiner als 30000 → alles unter 30000.
   • ist kleiner oder gleich 30000 → alles unter 30000 inklusive 30000.

   Diese Operatoren eignen sich für alle numerischen Felder, bei denen du mit Grenzwerten oder Intervallen arbeiten möchtest.

   Zeit- bzw. „Alters“-bezogene Operatoren

   Manche Operatoren kannst du für das „Alter“ nutzen - zum Beispiel für das Erstelldatum eines Kontakts:

   ist älter als / ist älter oder gleich
   Damit filterst du z. B. Kontakte, deren Erstelldatum größer ist als ein gewählter Referenzwert.

   • Beispiele
     • „Zeig mir alle Kontakte mit einem Erstelldatum älter als die letzten drei Monate.“
     • oder: „mehr als 3 Jahre Kunde“ → „3 Jahre alt oder älter“..

   ist jünger als / ist jünger oder gleich
   Spiegelbildlich zu „älter“ - das kannst du z. B. für Kontakte nutzen, die im Vergleich „jünger“ sind als eine angegebene Zeitspanne.

   RegEx-Muster

   Zusätzlich gibt es im Dropdown noch die Regel:

   RegEx Muster

   für fortgeschrittene Filterlisten.

   Zusammenspiel der Regeln in einer Filterliste

   Die eigentliche Stärke der Filter-Regeln liegt in ihrer Kombination:

   • Du wählst passende Felder (z. B. Produktstatus, Erstelldatum, Region).
   • Du kombinierst Operatoren (z. B. „enthält“, „liegt zwischen“, „ist älter als“).
   • Du verknüpfst mehrere Regeln mit „und“ / „oder“.

   So baust du Schritt für Schritt genau die Segmente, die du später als Filterlisten speicherst und im Alltag über Gespeicherte Filter wieder abrufst.

5. Klicke auf Speichern.
6. Nutze die Filterliste in der Kontaktliste.
   1. Klicke in der Kopfleiste auf Kontakte.
   2. Klicke auf Filter.
   3. Wähle die Filterliste im Bereich Gespeicherte Filter aus.

Du hast eine bestehende Filterliste angepasst. Die gespeicherte Kombination aus Regeln und Verknüpfungen ist aktualisiert und steht in der Kontaktliste als gespeicherter Filter zur Verfügung. So arbeitest du weiterhin mit einem konsistenten, aber fachlich aktuellen Segment deiner Kontakte.

Grundprinzip der Filter-Regeln

Jede Regel in einer Filterliste besteht immer aus drei Bausteinen:

1. Feld - z. B.
   • ein Kontakt-Stammdatenfeld wie Firma oder Postleitzahl
   • ein eigenes Kontakt-Benutzerfeld (z. B. Produktstatus)
   • spezielle Felder wie Erstelldatum oder Tag
2. Operator - legt fest, wie der Feldwert geprüft wird (z. B. „ist gleich“, „enthält“, „liegt zwischen“).
3. Wert - der gesuchte Inhalt, z. B.
   • ein Text wie „Siemens“
   • eine Zahl wie „30000“
   • ein Bereich wie „30000 bis 40000“

Mehrere Regeln kannst du über „und“ bzw. „oder“ zwischen den Regelzeilen kombinieren:

• und → ein Kontakt muss alle Bedingungen erfüllen.
• oder → es reicht, wenn eine der Bedingungen erfüllt ist.

So baust du vom einfachen Filter (eine Regel) bis hin zu komplexen Segmenten (mehrere Regeln mit „und“/„oder“).

Vergleich von Texten und einfachen Werten

Diese Operatoren werden hauptsächlich bei Textfeldern verwendet, z. B. bei der Firma:

ist gleich
Zeigt nur Kontakte, bei denen der Feldwert exakt dem eingegebenen Wert entspricht.

• Beispiel: Firma ist gleich „Siemens“ → zeigt nur Kontakte mit genau diesem Namen.
• Hinweis: Wenn der tatsächliche Wert z. B. „Siemens GmbH“ lautet, würde „ist gleich Siemens“ nichts finden.

ist ungleich
Zeigt alle Kontakte, deren Feldwert nicht dem eingegebenen Wert entspricht.

• Beispiel: Firma ist ungleich „Siemens“ → alle Kontakte außer denen mit „Siemens“ im Feld (genau so, wie es im Feld steht).

enthält
Prüft, ob der eingegebene Text irgendwo im Feldwert vorkommt.

• Beispiel: Firma enthält „Siemens“ → zeigt auch „Siemens Mobility“, „Siemens Technology“ usw.

Leere und nicht-leere Werte

Diese Operatoren helfen beim Umgang mit fehlenden oder vorhandenen Angaben:

ist leer
Zeigt Kontakte, bei denen das Feld keinen Inhalt hat.

• Beispiel: Firma ist leer → alle Kontakte ohne Firmenangabe.

ist nicht leer
Zeigt Kontakte, bei denen das Feld gefüllt ist.

• Beispiel: Firma ist nicht leer → alle Kontakte mit Firmenangabe.

Bereiche und numerische Vergleiche

Hinsichtlich der Regeln für numerische Werte wie Postleitzahl oder andere Zahlenfelder:

liegt zwischen
Prüft, ob der Wert innerhalb eines Zahlenbereichs liegt.

• Beispiel: Postleitzahl liegt zwischen 30000 und 40000 → deckt alle PLZ im Bereich 30xxx–39xxx ab (z. B. 33xxx, 34xxx, 36xxx, 38xxx).

startet mit
Prüft, ob der Feldwert mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt.

• Im Beispiel auf Postleitzahlen angewendet, um z. B. mit "30" alle PLZ zu finden, die damit beginnen

endet auf
Prüft, ob der Feldwert mit einer bestimmten Zeichenfolge endet.

• Gegenstück zu „startet mit“.

ist größer als / ist größer oder gleich
Vergleicht Zahlen mit einem Grenzwert.

• Beispiel (Postleitzahlen):
  • ist größer als 30000 → alle PLZ über 30000.
  • ist größer oder gleich 30000 → alle PLZ über 30000 inklusive 30000.

ist kleiner als / ist kleiner oder gleich
Analog, aber „nach unten“:

• ist kleiner als 30000 → alles unter 30000.
• ist kleiner oder gleich 30000 → alles unter 30000 inklusive 30000.

Diese Operatoren eignen sich für alle numerischen Felder, bei denen du mit Grenzwerten oder Intervallen arbeiten möchtest.

Zeit- bzw. „Alters“-bezogene Operatoren

Manche Operatoren kannst du für das „Alter“ nutzen - zum Beispiel für das Erstelldatum eines Kontakts:

ist älter als / ist älter oder gleich
Damit filterst du z. B. Kontakte, deren Erstelldatum größer ist als ein gewählter Referenzwert.

• Beispiele
  • „Zeig mir alle Kontakte mit einem Erstelldatum älter als die letzten drei Monate.“
  • oder: „mehr als 3 Jahre Kunde“ → „3 Jahre alt oder älter“..

ist jünger als / ist jünger oder gleich
Spiegelbildlich zu „älter“ - das kannst du z. B. für Kontakte nutzen, die im Vergleich „jünger“ sind als eine angegebene Zeitspanne.

RegEx-Muster

Zusätzlich gibt es im Dropdown noch die Regel:

RegEx Muster

für fortgeschrittene Filterlisten.

Zusammenspiel der Regeln in einer Filterliste

Die eigentliche Stärke der Filter-Regeln liegt in ihrer Kombination:

• Du wählst passende Felder (z. B. Produktstatus, Erstelldatum, Region).
• Du kombinierst Operatoren (z. B. „enthält“, „liegt zwischen“, „ist älter als“).
• Du verknüpfst mehrere Regeln mit „und“ / „oder“.

So baust du Schritt für Schritt genau die Segmente, die du später als Filterlisten speicherst und im Alltag über Gespeicherte Filter wieder abrufst.

So löscht du Filterlisten über die Einstellungen

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Klicke auf Filterlisten.
   Du siehst eine Übersicht mit allen vorhandenen Filterlisten, inklusive Name des Benutzer, der sie erstellt hat.
3. Klicke bei einer Filterliste auf das Mülleimer-Icon.
4. Klicke auf Ja.

So löscht du Filterlisten über die Konatktliste

1. Klicke in der Kopfleiste auf Kontakte.
2. Klicke auf Filter.
3. Klicke unter Gespeicherte Filter bei einer Filterliste auf das Mülleimer-Icon.
4. Klicke auf Ja.

Die ausgewählte Filterliste bzw. der gespeicherte Filter ist entfernt und steht weder in den Einstellungen unter Filterlisten noch im Filterdialog der Kontaktliste zur Auswahl. So sehen Nutzer nur noch die Filter, die tatsächlich weiterverwendet werden sollen.