Unternehmens-Einstellungen festlegen – Digiclose Hilfe-Center

Die Unternehmenseinstellungen definieren alle firmenseitigen Stammdaten und Standards, die in Digiclose systemweit genutzt werden - insbesondere auf Angebots- und Rechnungs-PDFs. Sie sorgen dafür, dass Kontakt-, Zahlungs- und Rechtsangaben einheitlich, korrekt und rechtssicher erscheinen.

Einheitliche Unternehmensdaten erhöhen die Professionalität nach außen (PDFs, Kundenkommunikation) und reduzieren interne Fehlerquellen. Eine sauber konfigurierte E-Mail-Infrastruktur verbessert die Zustellbarkeit, korrekte Bank- und Steuerangaben beschleunigen Zahlungen, und klare Prozessvorgaben schaffen Transparenz im Sales-Flow.

Unternehmensdaten eintragen

Hinterlege die Unternehmensdaten, die Digiclose systemweit verwendet - insbesondere auf Angebots- und Rechnungs-PDFs. Dazu gehören Logo, Anschrift sowie zentrale Kontaktangaben für den PDF-Footer.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Unternehmen.
Gib die Anschrift deines Unternehmens an.
Gib die Kontaktdaten deines Unternehmens an.
Die Kontaktdaten werden ebenfalls auf der Rechnung angezeigt - daher solltest du unter diesen Kontaktdaten auch erreichbar sein.
(Optional) Lade ein Logo hoch, damit es auf Angeboten/Rechnungen und in der Kundenansicht erscheint.
Klicke auf Speichern.

Die Unternehmensdaten sind hinterlegt und werden in Dokumenten und Ansichten korrekt verwendet.

Digiclose-Standards festlegen

Lege die firmweiten Standards für den Verkaufsprozess fest: Prozessmodus, Standardwährung, Zahlungsdienstleister und die Anrufsperre.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Unternehmen.
Wähle eine Standardwährung.
Wähle bei Zahlungsdienstleister aus, ob du Digistore24 als Zahlungsdienstleister nutzen möchtest.
Wenn du Digistore24 nutzt, kannst du Online-Bezahlungen anbieten. Wenn nicht, können deine Kunden nur per Überweisung zahlen (siehe auch Angebote nutzen).
Wähle bei Anrufsperre aus, ob du eine Anrufsperre aktivieren möchtest und wenn ja, wie lange.
Ist die Anrufsperre aktiv, erscheint in der Kontaktansicht eine zusätzliche Schaltfläche. Damit blendest du nicht erreichte Kontakte für den festgelegten Zeitraum in Pipelines/Deal-Phasen aus - so vermeidest du Doppelanrufe.
Klicke auf Speichern.

Die Digiclose-Standards sind definiert.

E-Mail-SMTP-Server anbinden

Versende über deinen eigenen Mailserver, um Zustellbarkeit und Absender-Branding zu verbessern. So reduzierst du Spam-Risiken und trittst mit deiner gewohnten Absenderidentität auf.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Unternehmen.
Gib im Tab E-Mail deine SMTP-Server-Daten ein: Server, Port, Benutzername, Passwort und Verschlüsselung.
Klicke auf Verbindung testen.
Klicke auf Speichern.

E-Mails werden jetzt über deinen eigenen SMTP-Server versendet.

Bankdaten eintragen

Hinterlege deine Bankdaten, damit diese auf Angeboten und Rechnungen angezeigt werden.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Unternehmen.
Gib im Tab Bankinformation deine Bankverbindung ein.
Klicke auf Speichern.

Die Bankdaten sind hinterlegt und werden auf Angeboten und Rechnungen angezeigt.

Rechtliche Informationen hinterlegen

Hinterlege die rechtlich relevanten Angaben für dein Unternehmen. Auch diese Daten werden auf Angebots-/Rechnungs-PDFs und an weiteren relevanten Stellen im System verwendet.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Unternehmen.
Gib im Tab Rechtliche Informationen die entsprechenden Daten an.
Links für Verträge: Hinterlege Links zu deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Datenschutzbestimmungen und zum Impressum.
Steuerrechtliches: Hinterlege deine USt.Nr. oder Steuernummer (wenn du Kleinunternehmer bist).
Handelsregister: Hinterlege HR-Nr. und Amtsgericht (falls für dein Unternehmen erforderlich).
Klicke auf Speichern.

Vertragslinks, Steuerangaben und (falls benötigt) Handelsregisterdaten sind hinterlegt und werden auf PDFs sowie an den vorgesehenen Stellen im System verwendet.

Wenn du hier eigene Vertagslinks eingetragen hast, werden diese außerdem im Angebot unterschreiben Fenster erscheinen. Dort muss dein Kunde dann bestätigen, dass er deinen Rechtstexten zustimmt. Ohne seine Zustimmung bleibt der Button zum Annehmen des Angebots inaktiv und kann nicht geklickt werden.