Dieser Artikel führt dich durch die vier essenziellen Schritte direkt nach dem ersten Login in Digiclose. Ziel ist, die Grundlagen deines Accounts so aufzusetzen, dass Angebote/Rechnungen korrekte Firmen- und Bankdaten tragen, Mitarbeitende sicher und passend berechtigt starten und Kontakte fair auf Teams verteilt werden.
Übersicht der Teilaufgaben
Voraussetzungen
- Du bist in deinem Digiclose-Account eingeloggt
Unternehmensdaten eintragen
- Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
- Klicke auf Unternehmen.
- Gib die Anschrift deines Unternehmens an.
- Gib die Kontaktdaten deines Unternehmens an.
- (Optional) Lade ein Logo hoch, damit es auf Angeboten/Rechnungen und in der Kundenansicht erscheint.
- Klicke auf Speichern.
Die Unternehmensdaten sind hinterlegt und werden in Dokumenten und Ansichten korrekt verwendet.
Hinweis
Belasse alles, was aktuell nicht ausdrücklich benötigt wird (z.B. bei Standards), zunächst so, wie es ist. Du kannst Details später verfeinern.
Bankdaten eintragen
- Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
- Klicke auf Unternehmen.
- Gib im Tab Bankinformation deine Bankverbindung ein.
- Klicke auf Speichern.
Die Bankdaten sind hinterlegt und werden auf Angeboten und Rechnungen angezeigt. Im Rahmen dieses "Erste Schritte"-Guides haben wir noch keinen Zahlungsdienstleister angebunden, daher beschränken wir uns auf die Zahlung per Überweisung. Dafür sind die Bankdaten wichtig, damit der Kunde weiß, wohin er überweisen soll.
Benutzer einladen
- Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
- Klicke auf Benutzer.
- Klicke auf Benutzer einladen.
- Trage Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.
- Wähle unter Rolle zunächst Mitarbeiter.
- Belasse Kontaktberechtigungen für Pipelines zunächst auf Alle Kontakte.
Das bedeutet, dass der Mitarbeiter alle Kontakte sehen kann. Für den Start ist das meistens okay. Du kannst Details später verfeinern. - Lass erweiterte Berechtigungen (z. B. Provisionen ändern, Transaktionen bearbeiten/löschen) zunächst deaktiviert.
- Klicke auf Einladung senden.
- Wiederhole die Schritte für deine weiteren Mitarbeiter.
Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail mit Anmeldedaten/Bestätigungslink und können sich bei Digiclose anmelden.
Hinweis
Die Rolle Admin kann u. a. Benutzer und Rechnungen löschen. Starte deshalb mit Mitarbeiter und hebe Rechte und Berechtigungen später gezielt für bestimmte Mitarbeiter an. Das initiale Passwort kann der Mitarbeiter nach dem ersten Login über das Profilmenü in der Kopfleiste oben rechts ändern.
Team anlegen
- Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
- Klicke auf Teams.
- Klicke auf Neues Team anlegen.
- Vergib einen Teamnamen.
- Belasse Team-Zuweisungsmethode zunächst auf Gleichmäßig.
Später kannst du bei Bedarf eine prozentuale Verteilung festlegen, nach der Kontakte zugewiesen werden sollen. - Wähle per Checkbox die Teammitglieder aus.
- Lass Zuletzt zugewiesenen Mitarbeiter ignorieren zunächst aktiviert.
- Klicke auf Speichern.
Das Team ist erstellt. Neue Kontakte können bei Bedarf gleichmäßig auf Teammitglieder verteilt werden; spätere Pipeline-/Phasen-Berechtigungen lassen sich auf Teamebene steuern.
Hinweis
Spezifische Pipeline- und Phasenberechtigungen konfigurierst du, nachdem deine Pipelines angelegt sind.