Benutzer verwalten – Digiclose Hilfe-Center

Die Benutzerverwaltung in Digiclose bündelt alles, was du für den sicheren und effizienten Zugriff deiner Mitarbeitenden auf das System brauchst. Du lädst neue Benutzer ein, vergibst passende Rollen und Berechtigungen und kannst Zugänge bei Bedarf sperren oder endgültig entfernen.

Warum ist das wichtig:

Sicherheit & Compliance: Minimierte Rechte, klare Verantwortlichkeiten, kontrollierter Zugriff auf sensible Daten.
Effizienz im Team: Passgenaue Arbeitsumgebungen für Sales, Controlling oder HR ohne Ablenkung durch unnötige Funktionen.
Sauberes On-/Offboarding: Neue Mitarbeitende sind schnell arbeitsfähig; bei Austritt werden Zugriffe sofort entzogen und - je nach Bedarf - Zuweisungen zur weiteren Bearbeitung beibehalten oder vollständig entfernt.

Benutzer einladen

Hier erfährst du, wie du in Digiclose neue Benutzer einlädst, passende Rollen vergibst und die Sichtbarkeit von Kontakten via Kontaktberechtigungen für Pipelines steuerst. Ziel ist ein schnelles, sicheres Onboarding ohne überflüssige Zugriffsrechte.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Benutzer.
Klicke auf Benutzer einladen.
Trage Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.
Wähle eine Rolle aus.
Es wird empfohlen, zunächst Mitarbeiter zu wählen, da Admin sehr viele Dinge ändern kann.
Wähle die Kontaktberechtigungen für Pipelines aus.
Damit steuerst du, welche Kontakte der Benutzer sehen darf: alle Kontakte, alle Team-Kontakte (siehe auch Teams verwalten) oder nur zugewiesene Kontakte.
Nur zugewiesene Kontakte verhindert Einsicht in fremde Kontakte und reduziert Konflikte (z. B. bei Provisionszuordnung). Das macht dann Sinn, wenn z. B. ein Sales-Manager die Kontakte an die Mitarbeiter verteilt.
(Optional) Aktiviere die Option Alle nicht zugewiesenen Kontakte zusätzlich anzeigen.
Dadurch sieht der Benutzer neben den eigenen auch unzugewiesene Kontakte und kann diese für sich übernehmen. Diese Option erspart die manuelle Massenverteilung durch einen Sales Manager.
(Optional) Aktiviere die Option Kann den Status von Provisionen ändern.
Aktiviere diese Option am besten nur für Mitarbeiter, die Provisionen verwalten, z. B. Controller, Sales Manager oder HR Manager.
(Optional) Aktiviere eine oder mehrere Optionen im Bereich Transaktionen.
Es kann z. B. Sinn machen, einem Mitarbeiter aus dem Finance-Bereich die Möglichkeit zu geben, alle Transkationen zu bearbeiten. Dadurch kann hinterlegt werden, ob diese auf dem Konto angekommen sind.
Klicke auf Einladung senden.
Wiederhole die Schritte für deine weiteren Mitarbeiter.

Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail mit Anmeldedaten/Bestätigungslink und können sich bei Digiclose anmelden.

Hinweis

Die Rolle Admin kann u. a. Benutzer und Rechnungen löschen. Starte deshalb mit Mitarbeiter und hebe Rechte und Berechtigungen später gezielt für bestimmte Mitarbeiter an. Das initiale Passwort kann der Mitarbeiter nach dem ersten Login über das Profilmenü in der Kopfleiste oben rechts öndern.

Benutzer bearbeiten (mit Berechtigungen)

Du kannst bei bestehenden Benutzern Rolle, Kontaktsicht und Berechtigungen bearbeiten. So stellst du sicher, dass Zugriffe weiterhin zum Aufgabenprofil passen.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Benutzer.
Klicke bei einem Benutzer auf das Dreipunkt-Menü.
Klicke auf Bearbeiten.
(Optional) Wähle eine Rolle aus.
Es wird empfohlen, nur dann Admin zu wählen, wenn wirklich erforderlich, da der Benutzer mit dieser Rolle sehr viele Dinge ändern kann.
(Optional) Wähle die Kontaktberechtigungen für Pipelines aus.
Damit steuerst du, welche Kontakte der Benutzer sehen darf: alle Kontakte, alle Team-Kontakte (siehe auch Teams verwalten) oder nur zugewiesene Kontakte.
Nur zugewiesene Kontakte verhindert Einsicht in fremde Kontakte und reduziert Konflikte (z. B. bei Provisionszuordnung). Das macht dann Sinn, wenn z. B. ein Sales-Manager die Kontakte an die Mitarbeiter verteilt.
(Optional) Aktiviere die Option Alle nicht zugewiesenen Kontakte zusätzlich anzeigen.
Dadurch sieht der Benutzer neben den eigenen auch unzugewiesene Kontakte und kann diese für sich übernehmen. Diese Option erspart die manuelle Massenverteilung durch einen Sales Manager.
(Optional) Aktiviere die Option Kann den Status von Provisionen ändern.
Aktiviere diese Option am besten nur für Mitarbeiter, die Provisionen verwalten, z. B. Controller, Sales Manager oder HR Manager.
(Optional) Aktiviere eine oder mehrere Optionen im Bereich Transaktionen.
Es kann z. B. Sinn machen, einem Mitarbeiter aus dem Finance-Bereich die Möglichkeit zu geben, alle Transkationen zu bearbeiten. Dadurch kann hinterlegt werden, ob diese auf dem Konto angekommen sind.
Klicke auf Speichern.

Hinweis

Namen und E-Mail-Adresse eines Benutzers kannst du nicht nachträglich bearbeiten. Diese Daten gibst du beim Einladen des Benutzers an.

Benutzer sperren

Mit dem Sperren entziehst du einem Benutzer den Zugriff auf Digiclose, ohne seine Zuweisungen zu entfernen. Das ist sinnvoll bei Austritt oder längerer Abwesenheit, wenn Zuweisungen (z. B. Kontakte, Provisionen) noch für Nacharbeiten benötigt werden.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Benutzer.
Klicke bei einem Benutzer auf das Dreipunkt-Menü.
Klicke auf Sperren.
Klicke auf Ja.

Benutzer löschen

Mit der Entfernen-Funktion löschst du einen Benutzer aus Digiclose. Der Benutzer wird aus dem System entfernt, inklusive seiner Daten in Bereichen wie Provisionen, Transaktionen, Aufgaben und Kontaktzuweisungen.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Benutzer.
Klicke bei einem Benutzer auf das Dreipunkt-Menü.
Klicke auf Entfernen.
Klicke auf Ja.

Benutzer-Provisionen verwalten

In diesem Task legst du pro Benutzer und pro Produkt die Provisionshöhe fest. Diese Prozentsätze werden bei künftigen Abschlüssen auf die Transaktionssumme netto angewendet.

So funktioniert's

Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicke auf Benutzer.
Wechsle in den Tab Provisionen.
Du siehst pro Produkt eine Zeile und pro Benutzer eine Spalte.
Trage in der Matrix (Spalten = Benutzer, Zeilen = Produkte) ein, welchen Prozentsatz ein Benutzer beim Verkauf eines spezifischen Produkts erhalten soll.

Für das gewählte Produkt ist dem Benutzer die hinterlegte Provisionshöhe (%) zugeordnet. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Hinweis

Eine bei der Produkterstellung eingetragene Standardprovision erscheint in dieser Matrix. Nachträgliche Änderungen am Produkt aktualisieren die Matrix nicht. Stattdessen kannst du Änderungen hier manuell vornehmen.