Wozu dienen Formulare in Digiclose?

Formulare sind die Brücke zwischen deiner Website oder anderen Kontaktpunkten und dem CRM. Interessenten können ihre Daten selbst eintragen, ohne dass sich jemand in Digiclose einloggen und manuell Kontakte anlegen muss. Gleichzeitig können auch interne Teams wie Support oder Marketing Formulare nutzen, um Anfragen und Leads schnell und einheitlich zu erfassen. So landen neue Kontakte strukturiert im System, statt in E-Mail-Postfächern oder Notizen zu verschwinden.

Formulare verwalten und einbinden

In den Formular-Einstellungen verwaltest du alle Formulare zentral. Du siehst bestehende Formulare in einer Liste, legst neue an und rufst für jedes Formular den Einbettungscode ab. Diesen Code fügst du auf deiner Website ein, damit das Formular per JavaScript auf der entsprechenden Seite angezeigt wird. Statt eines simplen Links füllen Interessenten das Formular direkt dort aus, wo sie sich ohnehin über dein Angebot informieren.

Weiterleitungs-URL nach dem Absenden nutzen

Ein zentrales Element bei der Konfiguration ist die Weiterleitungs-URL. Nach dem Absenden des Formulars kannst du den Kontakt z. B. auf eine Danke-Seite schicken. Dort erklärst du, welche nächsten Schritte folgen, wann sich dein Team meldet und kannst weitere Inhalte anbieten. Damit vermeidest du leere Bestätigungsseiten und hältst neue Leads aktiv im Prozess.

Formulare mit Pipeline, Phase, Team und Benutzer verknüpfen

Optional verknüpfst du ein Formular mit einer Pipeline und einer konkreten Phase. Dann werden Kontakte, die über dieses Formular kommen, automatisch als Deals in der gewählten Pipeline-Phase angelegt - etwa in einer Phase „interessierte Leads“. So stellst du sicher, dass interessierte Kontakte direkt im Verkaufsprozess sichtbar sind und nicht in der allgemeinen Kontaktliste untergehen.

Zusätzlich kannst du ein Team auswählen, das für die über dieses Formular eingehenden Kontakte zuständig ist, und einen Benutzer aus diesem Team hinterlegen. Dieser Benutzer wird standardmäßig als verantwortliche Person eingetragen. Das erleichtert eine klare Zuständigkeit - etwa für alle Leads, die über ein „Webseite Interessenformular“ einlaufen.

Leads-Herkunft mit UTM-Tracking auswerten

Für Marketingzwecke lässt sich UTM Tracking am Formular aktivieren. Du verknüpfst dafür UTM-Parameter mit passenden Benutzerfeldern, sodass beim Absenden automatisch gespeichert wird, über welche Kampagne oder welchen Kanal ein Interessent gekommen ist. So kannst du später nachvollziehen, ob Leads zum Beispiel über eine E-Mail-Kampagne, Facebook oder Instagram gewonnen wurden und deine Marketingmaßnahmen besser beurteilen.

Fazit: Warum Formulare wichtig für deinen Prozess sind

Insgesamt sorgen Formulare dafür, dass neue Kontakte strukturiert, nachvollziehbar und ohne Umwege im CRM landen. Sie verbinden Website-Traffic und andere Kontaktpunkte direkt mit deinen Pipelines und Teams und liefern dir gleichzeitig Transparenz darüber, wo deine Leads herkommen. Das macht Formulare zu einem zentralen Baustein für einen effizienten Vertriebs- und Marketingprozess in Digiclose.

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Klicke auf Formulare.
   Du siehst eine Übersicht bereits erstellter Formulare.
3. Klicke auf Neues Formular anlegen.
4. Vergib einen eindeutigen Namen.
5. (Optional) Gib eine Weiterleitungs-URL ein.
   Du kannst eine Weiterleitungs-URL eintragen, auf die der Kontakt nach dem Absenden des Formulars weitergeleitet werden soll, z. B. eine Danke-Seite mit Hinweisen zu den nächsten Schritten.
6. (Optional) Wähle eine Pipeline aus.
   Du kannst eine Pipeline auswählen, in der für über dieses Formular eingehende Kontakte automatisch ein Deal angelegt werden soll.
   • Wenn du eine Pipeline ausgewählt hast, wähle eine passende Deal-Phase (z. B. eine Phase für interessierte Leads), in der neue Deals starten sollen.
   • Du kannst ein Team festlegen, das künftig mit den Kontakten arbeiten soll, die über dieses Formular angelegt werden.
     So legst du fest, welches Team standardmäßig Zugriff und Verantwortung für diese Eingänge hat.
   • Wenn du ein Team festgelegt hast, kannst du bei Zuweisen einen Mitarbeiter aus dem ausgewählten Team auswählen, der als verantwortliche Person für neu eingehende Einträge aus diesem Formular hinterlegt werden soll.
7. (Optional) Wähle UTM-Tracking konfigurieren.
   Aktiviere das UTM Tracking, wenn du Marketing-Kampagnen auswerten möchtest.
   Ordne die UTM-Parameter den passenden Benutzerfeldern zu (diese musst du zuvor anlegen; siehe auch Benutzerfelder verwalten), damit beim Absenden des Formulars die Parameter (z. B. aus E-Mail-Kampagnen oder Social Media) automatisch mitgespeichert werden.
8. Klicke auf Speichern.

Du hast ein neues Formular angelegt, über das Interessenten oder interne Teams Kontakte erfassen können. Je nach Konfiguration werden die Kontakte automatisch in einer Pipeline-Phase angelegt, einem Team und einem Benutzer zugeordnet und mit UTM-Parametern für dein Marketing-Tracking angereichert.

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Klicke auf Formulare.
   Du siehst eine Übersicht bereits erstellter Formulare.
3. Klicke bei einem Formular auf das Dreipunkt-Menü.
4. Klicke auf Bearbeiten.
5. Nimm die erforderlichen Änderungen vor.
6. Klicke auf Speichern.

Das ausgewählte Formular ist aktualisiert. Neue Kontakte, die dieses Formular ausfüllen, werden ab jetzt mit den geänderten Einstellungen angelegt - zum Beispiel mit neuer Weiterleitungs-URL, angepasster Pipeline-Phase, anderem zuständigen Team/Benutzer oder aktualisierten UTM-Tracking-Feldern.

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Klicke auf Formulare.
   Du siehst eine Übersicht bereits erstellter Formulare.
3. Klicke bei einem Formular auf das Dreipunkt-Menü.
4. Klicke auf Details anzeigen.
   In der Detailansicht siehst du den Code, den du für die Einbindung des Formulars benötigst.
   Dieser Code sorgt per JavaScript dafür, dass das Formular auf deiner Website angezeigt wird.
5. Kopiere den Code in die Zwischenablage.
6. Öffne den Bearbeitungsbereich deiner Website (z. B. im CMS oder im HTML der Seite), auf der das Formular erscheinen soll.
7. Füge den kopierten Formular-Code an der gewünschten Stelle in den Quelltext bzw. in den entsprechenden Code-/HTML-Bereich der Seite ein und speichere die Änderung.
8. Funktion prüfen: Rufe die Seite im Browser auf und kontrolliere, ob das Formular wie erwartet angezeigt wird.

Das Formular ist auf deiner Website eingebunden. Besucher können es direkt dort ausfüllen, und ihre Angaben werden automatisch an Digiclose übergeben, wo neue Kontakte (und je nach Formularkonfiguration auch Deals) angelegt werden.

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Klicke auf Formulare.
   Du siehst eine Übersicht bereits erstellter Formulare.
3. Klicke bei einem Formular auf das Dreipunkt-Menü.
4. Klicke auf Entfernen.
5. Klicke auf Ja.

Das ausgewählte Formular ist aus der Formularverwaltung entfernt und steht dir nicht mehr zur Anlage neuer Kontakte über dieses Formular zur Verfügung.