Dieser Artikel erklärt das Zusammenspiel aus Rechnungen und Zahlungsabwicklung in Digiclose: Wie Rechnungen an Kunden übermittelt werden (per E-Mail oder als Link in der Kundenansicht) und wie eingegangene Überweisungen anschließend manuell als „Transaktionen“ erfasst werden. Online-Zahlungen über Rechnungen sind nicht vorgesehen, Rechnungen sind die Grundlage für Zahlung per Überweisung.
Rechnungen dienen dazu, dem Kunden die Zahlungsinformationen strukturiert bereitzustellen. In Digiclose können sie per E-Mail verschickt werden, sodass der Kunde sie als PDF öffnen kann; alternativ lässt sich der direkte Link zur Kundenansicht der Rechnung teilen, z. B. per WhatsApp. Dort sieht der Kunde eine Übersicht der Rechnung und kann sie ebenfalls als PDF anzeigen und herunterladen.
Wichtig ist die Abgrenzung zur Online-Zahlung: Rechnungen selbst sind nicht direkt zahlbar. Online-Zahlungen erfolgen in Digiclose im Zusammenhang mit Angeboten und dem über Digistore24 angebundenen Bestellformular (siehe auch Angebote nutzen). Rechnungen sind nur für die Zahlung per Überweisung vorgesehen.
Für eingegangene Zahlungen per Überweisung wird der Zahlungseingang in Digiclose über Transaktionen abgebildet. Diese werden manuell erfasst, inklusive Auswahl des zugehörigen Kontakts, optional eines Mitarbeiters, des Produkts sowie relevanter Beträge und Eckdaten. So entsteht eine klare Nachverfolgbarkeit zwischen versendeter Rechnung (als Dokument für den Kunden) und erfasstem Zahlungseingang (als Transaktion im System).
Übersicht der Teilaufgaben
- Rechungen erstellen
- Rechnungen als PDF öffnen
- Rechnungen versenden
- Transaktionen bei Überweisungseingang manuell verbuchen
Rechnungen erstellen
Nachdem der Kunde dein Angebot angenommen hat, kannst du eine Rechnung erstellen.
So funktioniert's
Voraussetzungen
Du hast ein Angebot erstellt, das vom Kunden angenommen wurde.
So erstellst du eine Rechnung
- Öffne das Angebot.
- Klicke in der Kopfleiste auf Kontakte.
- Öffne den gewünschten Kontakt.
- Klicke auf Angebot/Rechnung.
- Klicke bei dem Angebot auf das Dreipunkt-Menü.
- Klicke auf Rechnung erzeugen.
- Klicke auf Ja.
Die Rechnung ist erstellt und mit einer Rechnungsnummer versehen. In der Rechnung wird die Bankverbindung angezeigt, die du in deinen Unternehmensdaten hinterlegt hast.
Hinweis
Die Funktion ist nur bei angenommenen Angeboten verfügbar.
Rechnungen als PDF öffnen
Du kannst Rechnungen im PDF-Format öffnen, um sie dir z. B. vorab anzuschauen oder für deine Buchhaltung herunterzuladen.
So funktioniert's
Voraussetzungen
Du hast die Rechnung erstellt.
So öffnest du eine Rechnung als PDF
- Klicke in der Kopfleiste auf Dokumente > Rechnungen.
- Klicke bei einer Rechnung auf das Dreipunkt-Menü.
- Klicke auf PDF anzeigen.
- (Optional) Lade die Rechnung mit deinem Browser herunter.
Rechnungen versenden
Versende eine Rechnung direkt aus Digiclose per E-Mail. Der Empfänger erhält dann die Rechnung sowohl als Link zur Kundenansicht als auch als PDF-Anhang. Alternativ kannst du deinem Kunden auch direkt den Link zur Kundenansicht schicken, z. B. per WhatsApp - in der Kundenansicht kann die Rechnung ebenfalls als PDF angezeigt und heruntergeladen werden.
So funktioniert's
Voraussetzungen
Du hast die Rechnung erstellt.
So versendest du eine Rechnung
- Klicke in der Kopfleiste auf Dokumente > Rechnungen.
- Klicke bei einer Rechnung auf das Dreipunkt-Menü, um diese versenden zu können.
- Kundenansicht: Nutze diese Option, um dem Kunden die Rechnung als Link versenden zu können. Kopiere dafür einfach die URL und schicke sie dem Kunden. Der Kunde hat auch hier die Möglichkeit, die Rechnung als PDF einsehen zu können.
- E-Mail senden: Nutze diese Option, um dem Kunden die Rechnung per E-Mail zu senden. Digiclose schickt dann automatisch eine E-Mail mit deinem Firmennamen. Die Rechnung kann dann als PDF geöffnet werden.
Sobald der Kunde die Rechnung bezahlt hat, kannst du die Zahlung als Transaktion in Digiclose erfassen.
Transaktionen bei Überweisungseingang manuell verbuchen
Erfasse einen Zahlungseingang per Überweisung als Transaktion in Digiclose. So dokumentierst du den Geldeingang systematisch beim richtigen Kontakt und Produkt.
So funktioniert's
Voraussetzungen
Du hast die Rechnung erstellt; Betrag und Zahlungsdatum der Überweisung liegen vor.
So verbuchst du manuell Transaktionen bei Überweisungseingang
- Klicke in der Kopfleiste auf Dokumente > Transkationen.
- Klicke auf Neue Transaktion.
- Wähle den Kontakt aus.
- Wähle einen Mitarbeiter aus.
- Wähle das Produkt aus.
- Gib den Preis (Netto) ein.
- (Optional) Passe Währung und Datum an.
- (Optional) Aktiviere Transaktion auf Raten aufteilen.
- Klicke auf Speichern.
Die Transaktion wird angelegt und erscheint in der Transaktionsliste; sie kann über das Dreipunkt-Menü geöffnet und bei Bedarf bearbeitet werden.