Deals sind im CRM neben Kontakten das Herzstück des Vertriebs: Jeder Deal steht für eine konkrete Verkaufschance. Mehrere Deals pro Kontakt bilden unterschiedliche Produkt-Interessen, Prozesse und Zuständigkeiten sauber getrennt ab.
Ein Deal repräsentiert den aktuellen Stand einer einzelnen Verkaufschance. So lässt sich für jede dieser Chancen klar dokumentieren, in welcher Phase sie sich befindet - bis hin zu typischen Situationen wie „kurz vor Abschluss“ versus „Interesse - später nachfassen (Wiedervorlage)“.
Mehrere Deals pro Kontakt sind ausdrücklich vorgesehen: Interessiert sich ein Kunde für mehrere Produkte, können diese Chancen getrennt geführt werden - etwa Produkt A durch Mitarbeiter A, Produkt B über ein Strategiegespräch mit einem Consultant. Die Deals können in unterschiedlichen Pipelines liegen oder, wenn sie in derselben Pipeline geführt werden, in unterschiedlichen Phasen stehen.
Benutzerfelder am Deal dienen dazu, deal-spezifische Informationen zu erfassen, die für den Abschluss relevant sind, aber nicht auf Kontaktebene gepflegt werden sollen. So bleiben Kontaktstammdaten schlank, während alle entscheidenden Details unmittelbar am jeweiligen Deal sichtbar sind.
Übersicht der Teilaufgaben
- Deals erstellen
- Deals bearbeiten
- Deals aus Pipeline entfernen
- Deal-Benutzerfelder verwalten
- Spalten in der Listenansicht verändern
- Neue Deals im Round-Robin-Verfahren fair an alle Benutzer verteilen
Deals erstellen
Ein Deal steht für eine konkrete Verkaufschance in einer Pipeline. Du kannst Deals entweder direkt aus einem Kontakt heraus oder aus der Pipeline-Ansicht anlegen.
So funktioniert's
Voraussetzungen
- Der Kontakt existiert bereits im CRM (siehe auch Kontakte verwalten).
- Du hast eine Pipeline erstellt.
Möglichkeit 1 - So legst du einen Deal aus einem Kontakt an
- Klicke in der Kopfleiste auf Kontakte.
- Klicke auf einen Kontakt, um ihn zu öffnen.
Du siehst die Kontaktdetails. - Klicke auf Zur Pipeline hinzufügen.
- Wähle die Pipeline.
- Wähle die Deal-Phase.
- Lege die Zuweisung fest:
-
Neuen Mitarbeiter zuweisen:
Wähle ein Team und bei Zuweisen den zuständigen Mitarbeiter aus. -
Bestehende Zuweisung beibehalten:
Wähle Zuweisung beibehalten, wenn der bereits für den Kontakt zuständige Mitarbeiter zuständig sein soll.
Wenn du einen Kontakt öffenst, siehst du oben rechts in der Ecke, ob dieser schon einen zuständigen Mitarbeiter hat. Wenn kein oder mehrere Mitarbeiter für mehrere Deals zuständig sind, wird dort keine Zuweisung angezeigt. - Wähle Zuweisung entfernen, wenn der Deal erst einmal ohne zuständigen Mitarbeiter angelegt werden und die bestehende Zuweisung ignoriert werden soll.
-
Neuen Mitarbeiter zuweisen:
- Klicke auf Speichern.
Möglichkeit 2 - So legst du einen Deal aus einer Pipeline an
- Klicke in der Kopfleiste auf Pipelines.
- Klicke auf eine bereits angelegte Pipeline.
Du bist in der Detailansicht der Pipeline. - Klicke auf Deal hinzufügen.
- Klicke auf Einzelnen Deal hinzufügen.
- Wähle den Kontakt aus.
- Wähle die Deal-Phase aus.
- Klicke auf Speichern.
Ergebnis
Der Deal ist in der gewählten Pipeline/Phase angelegt und im Kontakt unter Deal-Status sichtbar; zugewiesene Nutzer erhalten eine Benachrichtigung.
Hinweis
Wichtig: Pro Kontakt und Pipeline kannst du nur einen Deal anlegen. Ein erneuter Anlageversuch in derselben Pipeline erstellt keinen zweiten Deal, sondern ändert den bestehenden (z. B. Phase wird angepasst).
Deals bearbeiten
Das Bearbeiten eines Deals funktioniert ähnlich wie das Bearbeiten eines Kontakts. Der Unterschied: Am Deal kannst du zusätzlich die Dealfelder (deal-spezifische Benutzerfelder) bearbeiten (siehe auch Benutzerfelder verwalten).
So funktioniert's
Voraussetzungen
Der Deal ist bereits angelegt und in einer Pipeline sichtbar.
Möglichkeit 1 - So bearbeitest du einen Deal in der Sidebar
- Klicke in der Kopfleiste auf Pipelines.
- Klicke auf eine bereits angelegte Pipeline.
Du bist in der Detailansicht der Pipeline. - Klicke auf einen Deal.
Rechts öffnet sich eine Sidebar. Dort siehst du zum einen - wie auch in der Kontaktansicht - den Deal-Status und kannst die Phasen ändern. Zum anderen siehst du aber unter den normalen Kontaktfelder auch die Dealfelder; diese siehst du in der normalen Kontaktansicht nicht. - Ändere bei Bedarf den Deal-Status (Deal-Phase) oder die Zuweisung.
- Bearbeite bei Bedarf die Dealfelder (deal-spezifische Informationen) und klicke bei bearbeiteten Feldern auf Speichern.
Möglichkeit 2 - So bearbeitest du einen Deal in der Vollansicht
- Klicke in der Kopfleiste auf Pipelines.
- Klicke auf eine bereits angelegte Pipeline.
Du bist in der Detailansicht der Pipeline. - Klicke auf einen Deal.
Rechts öffnet sich eine Sidebar. - Klicke auf Deal öffnen.
Dort siehst du zum einen - wie auch in der Kontaktansicht - den Deal-Status und kannst die Phasen ändern. Zum anderen siehst du aber unter den normalen Kontaktfelder auch die Dealfelder; diese siehst du in der normalen Kontaktansicht nicht. - Ändere bei Bedarf den Deal-Status (Deal-Phase) oder die Zuweisung.
- Bearbeite bei Bedarf die Dealfelder (deal-spezifische Informationen) und klicke bei bearbeiteten Feldern auf Speichern.
Möglichkeit 3 - So bearbeitest du mehrere Deals gleichzeitig (im "Bulk"; "Massenbearbeitung")
- Klicke in der Kopfleiste auf Pipelines.
- Klicke auf eine bereits angelegte Pipeline.
Du bist in der Detailansicht der Pipeline. Wichtig: Falls du in der Kanban-Ansicht bist, wechsle zunächst in die Listenansicht (siehe auch Pipeline-Ansicht zwischen Liste und Kanban wechseln). - Setze in der Übersicht ganz links ein Häkchen bei den Deals, die du bearbeiten möchtest.
- Klicke unterhalb der Kontaktübersicht auf Optionen für X Kontakte.
Statt dem "X" steht dort die Anzahl der Kontakte, die du ausgewählt hast. - Klicke auf Feld bearbeiten oder In Pipeline verschieben/kopieren und nimm die gewünschte Änderungen vor.
Ergebnis
Die Änderungen an Dealfeldern und/oder der Deal-Phase sind gespeichert. In der Pipeline erscheint der Deal in der aktualisierten Phase; geänderte Dealfeldwerte sind am Deal sichtbar.
Deals aus Pipeline entfernen
Ein Deal lässt sich aus einer Pipeline entfernen, ohne den Kontakt zu löschen. Der Kontakt bleibt bestehen; das Feld Deal-Status verschwindet am Kontakt, bis der Deal wieder einer Pipeline hinzugefügt wird.
So funktioniert's
Voraussetzungen
Der Deal ist in einer Pipeline vorhanden.
So entfernst du einen Deal aus einer Pipeline
- Klicke in der Kopfleiste auf Pipelines.
- Klicke auf eine bereits angelegte Pipeline.
Du bist in der Detailansicht der Pipeline. Wichtig: Falls du in der Kanban-Ansicht bist, wechsle zunächst in die Listenansicht (siehe auch Pipeline-Ansicht zwischen Liste und Kanban wechseln). - Setze in der Übersicht ganz links ein Häkchen bei den Deals, die du aus der Pipeline entfernen möchtest.
- Klicke unterhalb der Kontaktübersicht auf Optionen für X Kontakte.
Statt dem "X" steht dort die Anzahl der Kontakte, die du ausgewählt hast. - Klicke auf Aus Pipeline entfernen.
- Klicke auf Ja.
Ergebnis
Der Kontakt bleibt erhalten, der Deal-Status und die Deal-Informationen sind jedoch entfernt.
Hinweis
Wichtig: Die Deal-Informationen (Daten in den individuellen Dealfeldern) für den Kontakt bleiben im Hintergrund pro Pipeline gespeichert und sind beim erneuten Hinzufügen des Kontakts zu derselben Pipeline wieder vorhanden. Bitte beachte dies, falls du z. B. den Kontakt nach einem halben Jahr wieder zu der Pipeline hinzufügst.
Deal-Benutzerfelder verwalten
Dealfelder sind benutzerdefinierte Felder, die direkt am Deal gepflegt werden. Sie helfen, deal-spezifische Informationen zu erfassen (getrennt von Kontaktfeldern). Die Einrichtung erfolgt zentral in den Benutzerfeldern und gilt pro Pipeline.
So funktioniert's
So öffnest du die Einstellungen der Deal-Benutzerfelder
- Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
- Klicke auf Benutzerfelder.
- Wechsle in den Tab Deal-Felder.
- Wähle die richtige Pipeline aus.
Dealfelder sind pipeline-spezifisch, werden also pro Pipeline separat verwaltet.
So legst du eine Dealfeld-Kategorie an
Benutzerfelder sind immer in Kategorien eingeordnet. Wenn du neue Benutzerfelder anlegen möchtest, solltest du dir zuvor überlegen, in welche Kategorie du diese einordnen möchtest.
Falls noch keine passende Kategorie vorhanden ist, musst du zunächst eine anlegen.
- Klicke ganz unten auf Neue Dealfeld-Kategorie erstellen.
- Vergib einen Namen für die Kategorie.
- Klicke auf Speichern.
- Wiederhole dies für alle gewünschten Kategorien.
Die Kategorie ist angelegt und erscheint unten in der Liste.
So legst du ein Benutzerfeld innerhalb einer Kategorie an
- Klicke in der Kopfzeile der Kategorie auf das Drei-Punkt-Menü.
- Klicke auf Benutzerfeld hinzufügen.
- Vergib einen eindeutigen Feldnamen.
- Wähle den Datentyp, z. B.:
- Text (einzeiliger Text) oder Textbereich
- Ganzzahl, Dezimalzahl oder Datum
- Ja/Nein
- Dropdown (mit Optionen und optionalem Standardwert)
- Telefon
- Land
- (Optional) Aktiviere Pflichtfeld.
- Klicke auf Speichern.
- Wiederhole dies für alle gewünschten Benutzerfelder.
Das Benutzerfeld ist der Kategorie hinzugefügt.
Tipp
So bearbeitest du ein Benutzerfeld
- Klicke bei einem Benutzerfeld in einer Kategorie auf das Zahnrad-Icon.
- Nimm die gewünschten Änderungen vor.
- Klicke auf Speichern.
So löscht du ein Benutzerfeld
Klicke bei einem Benutzerfeld in einer Kategorie auf das Mülleimer-Icon.
So änderst du die Reihenfolge von Benutzerfeldern
Verschiebe die Felder mit den Pfeilen, die links neben einem Feld angezeigt werden.
Ergebnis
Die neuen/angepassten Dealfelder stehen in der ausgewählten Pipeline am Deal zur Verfügung und können dort befüllt werden.
Hinweis
- Pipeline-Bezug: Jede Pipeline hat ihren eigenen Satz an Dealfeldern. Prüfe vor dem Anlegen immer, ob die korrekte Pipeline ausgewählt ist.
- Abgrenzung: Dealfelder werden am Deal verwendet; Kontaktfelder gehören zum Kontakt und sind getrennt davon.
- Weiterführende Informationen: Alle Details zur Verwaltung von Kontakt- und Dealfeldern findest du in Benutzerfelder verwalten
Spalten in der Listenansicht verändern
In der Listenansicht kannst du die sichtbaren Spalten ein- und ausblenden sowie deren Reihenfolge verändern.
So funktioniert's
So veränderst du Spalten in der Listenansicht
- Klicke in der Kopfleiste auf Pipelines.
- Klicke auf eine bereits angelegte Pipeline.
Du bist in der Detailansicht der Pipeline. Wichtig: Falls du in der Kanban-Ansicht bist, wechsle zunächst in die Listenansicht (siehe auch Pipeline-Ansicht zwischen Liste und Kanban wechseln). - Klicke auf das Dreipunkt-Menü.
- Klicke auf Spalten verwalten.
- Aktiviere bzw. deaktviere Spalten, um sie ein- oder auszublenden.
- Verschiebe Spalten mit den Pfeilfen, um die Reihenfolge zu ändern.
- Klicke auf Speichern.
Die Listenansicht zeigt die gewählten Spalten und Reihenfolge.
Hinweis
Wichtig: Die Änderungen wirken pipelineübergreifend und bereichsübergreifend (für Deals und Kontakte). Bitte beachte dies beim Verändern der Listenansicht, vor allem wenn du unterschiedliche (Produkt-)Pipelines hast, bei denen andere Felder/Spalten relevant sind.
Neue Deals im Round-Robin-Verfahren fair an alle Benutzer verteilen
Neue Deals können automatisch im Round-Robin-Verfahren einem Team zugewiesen werden - entweder gleichmäßig oder prozentual verteilt. So landet eingehender Vertriebseingang fair bei den zuständigen Benutzern.
So funktioniert's
Voraussetzungen
- Du hast bereits ein Team angelegt.
- Eingehende Deals werden automatisch angelegt (z. B. über Formulare).
So konfigurierst du Round-Robin für ein Team
- Klicke in der Kopfleiste auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
- Klicke auf Teams.
- Klicke bei einem Team auf das Zahnrad-Symbol.
- Wähle bei Team-Zuweisungsmethode die Option Gleichmäßige Leadverteilung.
- Klicke auf Speichern.
Neu eintreffende Deals werden gemäß der gewählten Round-Robin-Methode automatisch auf die Team-Mitglieder verteilt. Das kannst du auch in der Zuweisungsstatistik nachvollziehen.